El director de la dependencia, Rafael Cuenca Reyes, se reunió con representantes del organismo, Gonzalo Parroquín, Erika Mikel e Irma Ortiz, quienes plantearon las necesidades principales para este evento deportivo.
El servidor público estuvo acompañado por su equipo de trabajo, entre ellos los subdirectores Daniel Celis Leyva, Raymundo Moral Arteaga y José Antonio Ocaña Ronzón, quienes aclararon todas las dudas de los organizadores.
Por lo pronto, se analizaron los datos principales del evento para empezar a trabajar en el borrador, número de participantes en deportes como baloncesto, futbol, voleibol, basquetbol, beisbol, boliche y hasta una carrera pedestre.
Finalmente, Cuenca Reyes agendó una reunión posterior, al tiempo que se puso a las órdenes de los organizadores, pues se trata de un compromiso contraído por el Gobierno del estado y del que el IVD dará curso.